Nagrodę przyznaje europejska Polonia poprzez struktury Jury Nagrody Polonicus składające się z Przewodniczącego, Senatora RP, członka Sekretariatu EUWP oraz przedstawicieli polonijnych organizacji zrzeszonych w EUWP (Europejskiej Unii Wspólnot Polonijnych). Przewodniczący Nagrody Polonicus może powołać doradców Jury spośród organizacji polonijnych w Europie oraz europejskich urzędów i instytucji. Gremium doradcze jury jest pięcioosobowe. Jury przyznaje nagrody po jednej w każdej kategorii oraz posiada prawo do rezygnacji z przyznania nagrody w jednej lub w kilku kategoriach, a także przyznania wyróżnienia honorowego poza wymienionymi kategoriami. Kandydatami mogą być osoby zamieszkałe lub działające na terenie Unii Europejskiej, posiadające obywatelstwo jednego z państw Unii Europejskiej. Propozycje kandydatów kierowane są do jury w terminie do końca roku. Nazwiska laureatów nagrody Polonicus ogłaszane są pod koniec lutego każdego roku.
Kategorie

Kultura

Polonicus w tej kategorii przyznawany jest dla twórców kultury lub osób działających na rzecz kultury polskiej bądź europejskiej, promujących kulturę polską, sławiących dorobek oraz walory Polski.

Organizacja życia polonijnego

Wyróżnione zostają osoby zasłużone dla ożywiania i organizowania życia polonijnego.

Dialog polsko – niemiecki

Nagrodę otrzymują osoby angażujące się w rozwój współpracy i dialogu polsko-niemieckiego oraz działające na rzecz zbliżania obu narodów.

Honorowa Nagroda „Polonicus”

Przyznawana jest aperiodycznie za całokształt osiągnięć. Kandydatami w tej kategorii mogą być osoby, których działania przyniosły konkretne efekty w jakiejkolwiek dziedzinie życia gospodarczego, kulturalnego, naukowego, politycznego czy społecznego; osoby, które wyróżniły się aktywnością, inicjatywą i pomysłowością.